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四川省電力行業協會檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了確保行協應歸檔的文件材料齊全、完整、規范,根據《中華人民共和國檔案法》和《中電聯本部檔案立卷歸檔制度》制定本辦法。
第二條 各部門(包括領導人)在工作活動中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的文件材料,均應歸檔。個人不得私自保存。
第三條 文書立卷工作的原則是:遵循文件材料的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值,使組成的案卷既能準確、系統地反映行協的主要業務工作活動的歷史面貌,又便于保管和利用。
第二章 文書立卷工作的組織與任務
第四條 文書立卷工作是文書處理部門的一項任務。行協本部文書立卷由理事會工作部以及各部門的負責人員負責。
第五條 理事會工作部負責對立卷的業務工作進行指導,監督和檢查。
第六條 各部門工作人員對經辦的文件都負有把文件保存完整,收集齊全,協助本部文書人員做好文件歸檔的責任。
第七條 文書人員立卷歸檔的職責:
(一)了解本部門的職責分工和業務活動,編制修訂每年的案卷類目,認真做好平時立卷工作。
(二)及時收集辦理完畢的文件材料,按期完成立卷歸檔工作,文件歸檔不齊全時,必須及時補充。
(三)注意帳外文件材料的收集整理歸檔(即不編文號的文件材料,如工作計劃、總結、出國考察報告、出差報告、調研報告、審計項目和紀檢檢察案件材料、各類統計報表、名冊、合同、協議和重要會議或活動的照片、錄音、錄像等)。
(四)注意文件材料的保密安全。
第八條 各部門干部調離工作時,必須將其經辦或暫存的應歸檔的文件材料移交給文書人員,不得擅自帶走。
第三章 立卷范圍的劃分
第九條 由各部門產生或主辦的文件,原則上由理事會工作部立卷歸檔。
第十條 凡屬下列類型的文件材料,應按以下規定立卷歸檔:
(一)會員代表大會、理事會、常務理事會、理事長辦公會等會議的決議、紀要、記錄等由理事會工作部負責立卷歸檔;
(二)大事記、年鑒由理事會工作部立卷歸檔;
(三)協會領導在工作活動中形成的屬于立卷歸檔范圍的文件,由理事會工作部負責立卷歸檔;
(四)各部門召開的專業會議文件材料由主辦部門立卷歸檔;
(五)中電聯、經貿委、電力公司等的文件由理事會工作部立卷歸檔;其它有針對性的文件由各部門立卷歸檔;
(六)本協會代上級擬稿的文件,由主辦單位立卷歸檔;
(七)行協與其它單位的聯合發文,原稿由主辦單位立卷歸檔,非主辦單位存副本;
(八)兩個以上單位共同辦理的文件,由主辦單位立卷歸檔。
第四章 文書立卷程序
第十一條 文書立卷就是對應歸檔的文件進行分類、組合和編目,使其成為一個有機的整體。
(一)分類
由文書部門或業務部門在年初根據近兩年本部工作活動的規律,文件歸檔情況和本年度的工作計劃,制訂或修訂出本年度可能形成的文件歸檔的案卷類目,根據案卷類目做好平時文件的收集、分類工作。 案卷類目,以條款的形式寫成,每個條款都應根據組卷的要求與方法概括寫出所包括的一組文件的作者、問題與名稱等,并注明保管期限,一個條款是年終將要形成的一個案卷的卷標題。編制案卷類目,可按以下特征進行分類:
1、按年度分類。將文件按其形成或針對的年度分開;
2、按級別分類。將文件按其作者之間的關系分成上級、本級、下級。對有密切聯系的文件,如上級的批復,下級的請示等應與本級文件放在一起;
3、按機構分類。將文件按其產生或承辦部門分開;
4、按問題分類。將文件按其內容所反映的問題分開;
5、將文件按不同的保管期限分開。
(二)組合
將經過分類的文件,按一定形式組合起來。
1、組合的基本要求
組合應以問題為主,兼顧其它特征,使之聯系緊密分級適當,問題單一,類型鮮明,年代不混,保管期限準確。
2、組合的基本方法
①各部門在管理和業務活動中形成的各種業務文件,調研材料、制度、條例、法規等,一般按單一問題組合。每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發件與原件、多種文字形成的同一文件應組合在一起,不得分開。文電應合一立卷。
②會議文件,根據文件多少,可以一會一卷或數會一卷,文件多時也可一會數卷。
③統計、報表、名冊等文件,一般同一種格式、名稱或同一地區的組一卷(或數卷);文件特別少時,也可幾種格式或幾個地區的組一卷。
④工作計劃、總結等文件,一般可按作者或名稱組合。
⑤案件材料,可一案一卷或一案數卷。
⑥會員單位信件,可按來信所反映的問題或信件作者及信件的處理形式組合。
⑦科研、生產、建設管理工作所形成的圖表和說明材料,可一個項目一卷或數卷。
⑧簡報、刊物可按名稱一期一卷或數期一卷。
⑨理事會、常務理事會、本部辦公會等會議記錄按年度組卷。
⑩大事記、年鑒,一年一卷或一年數卷。
3、跨年度文件的處理
①連續辦理一年以上的案件(系指一件事),在結案年代立卷歸檔;
②跨年度的計劃,放在針對的第一年立卷;
③跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;
④跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷;
⑤援外項目的文件,可根據任務大小按階段立卷歸檔,也可以等項目結束后一起立卷歸檔(但必須做好平時文件的收集,保證歸檔時文件材料的齊全完整)。
(三)編目
將經過組合以后的文件進行系統排列,并將其固定下來。
1、卷內文件的排列
卷內文件材料應區別不同情況排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;轉發件在前,原件在后;重要法規性文件的歷次稿依次排列在定稿之后;案件材料中結論性材料在前,依據性材料在后,其它文件材料依其形成規律或特點排列。
2、卷內文件編號
卷內文件應按排列順序依次編寫頁號。編號時,一律用鉛筆在有文字的每頁材料正面的右上角,背面的左上角編寫頁號。卷內如有鉛印的規程規范等已有編號的小冊子,可按一頁編號;圖表和聲象材料等也應在裝具上或在其背面逐件編號。
3、填寫卷內文件目錄
卷內文件目錄由順序號、作者、文號、日期、文件內容摘要、頁號、備注組成。以上各項內容在立卷時均應用鋼筆寫清楚,一式兩份,一份隨案卷裝訂,另一份(可以是復印件)隨案卷目錄移交檔案部門。
①順序號:依卷內文件排列的先后順序填寫的序號,一般一份文件編一個序號;
②作者:即文件的制發機關。可寫通用的簡稱,如省電力行協或省電力行協XX部。
③文號:文件制發機關的發文字號。
④日期:文件的制發日期。沒有日期的文件,應考證清楚后填寫。
⑤文件內容提要:即文件標題。一般照實抄錄,原文沒有標題或標題過于簡單不能反映文件內容的,可自擬標題,外加方括號進行標注。
⑥頁號:卷內文件所在之頁的編號。填寫每份文件的首頁號和最后一份文件的起止頁號。
⑦備注:填寫對卷內文件情況和變化所作的必要說明。
4、編制卷內備考表
備考表由卷內有關情況說明、立卷人、立卷時間等組成。
①卷內有關情況說明。填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
②立卷入。完成立卷后,由責任立卷者簽名。
③立卷時間。填寫完成立卷的日期。
5、擬寫案卷標題
案卷標題一般由作者、問題、文件名稱(文種)組成。標題應簡練、概括、準確,最多不超過四十個宇。現行文書部門在乎時立卷時如編制了案卷類目,即可按其組卷,而不必另行擬寫。
6、案卷的裝訂
每年案卷均要用線繩進行裝訂。案卷的厚度一般不宜超過兩公分。裝訂后的案卷要整齊,無掉頁、倒頁、壓字等現象。
7、編寫歸檔號
將裝訂好的案卷按其重要程度和保管期限進行分類排列,問題相同或相近的案卷應排列在一起,依次編寫歸檔卷號(永久和長期的編一個流水號,永久在前,長期在后;短期卷編一個流水號)。
8、填寫案卷封面
案卷封面由全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件數、頁數、歸檔號、檔號組成。其中除類目名稱、全宗號、檔號及卷脊中的各項內容由檔案部門負責填寫外,其它內容一律由文書部門負責填寫。填寫案卷封面時必須用鋼筆或毛筆書寫,字跡要清楚、工整。
①案卷題名,即卷標題。書寫在“案卷題名”后的橫線上。
②時間。填寫卷內文件產生的最早日期和最晚日期。
③保管期限。填寫立卷時應劃定保管期限。
④件與頁。“件”指卷內文件的總件數,以卷內文件目錄上編寫的順序號為準。“頁”指該卷的總頁數。
⑤歸檔號。即該卷的卷號。
9、編制案卷目錄
將已編好的案卷按照排好的順序(永久和長期一個順序,短期一個順序)分別登人案卷目錄。填寫時按照案卷封面上的內容逐卷逐項詳細登錄。
案卷目錄要一式兩份,一份留文書處理部門備查,一份隨案卷移交檔案部門。
第五章 案卷的移交
第十二條 各部門應于每年的上半年向理事會工作部移交上一年的歸檔案卷,并履行移交手續。財務報表等財會檔案可再延長一年。理事會等重要辦公會議記錄可適當延長,但最多不超過兩年。
第六章 附 則
第十三條 本制度從發布之日起實行。
第十四條 本制度由理事會工作部負責解釋。



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